Бухгалтерская отчётность: какие документы необходимо вести и хранить

Бухгалтерская отчетность – это неотъемлемая часть жизни любого предприятия, организации или предпринимателя. Эти документы составляют финансовое зеркало компании, отражая её финансовое состояние и результаты деятельности. Более того, бухгалтерская отчётность играет ключевую роль в подготовке и проведении аудита для бизнеса, а также в обеспечении прозрачности и соблюдении законодательства. В данной статье мы рассмотрим, какие документы необходимо вести и хранить для составления бухгалтерской отчетности, чтобы быть в соответствии с законом и обеспечить надежный контроль над финансами.

Учет документов 

Для эффективного учета документов в рамках бухгалтерской отчетности, важно иметь систему, которая обеспечивает надежное хранение и классификацию всех необходимых бумаг. Вот ключевые категории документов, которые необходимо вести и хранить:

• Приходные и расходные накладные: Эти документы фиксируют все движения денежных средств и товаров в компании. Приходные накладные отражают поступление товаров или услуг, а расходные — их расход.
• Кассовые ордера и чеки: Они играют важную роль в мониторинге всех операций, проводимых через кассу компании. Кассовые ордера подтверждают выдачу или прием денег, а чеки — платежи.
• Банковские выписки: Банковские выписки необходимы для отслеживания движения денежных средств на банковских счетах компании. Они также могут использоваться для сверки банковских операций.
• Счета и счета-фактуры: Эти документы используются при расчетах с поставщиками и клиентами. Счета фиксируют сумму, подлежащую уплате или получению, а счета-фактуры подтверждают выполнение услуги или поставку товара.
• Налоговые декларации: Налоговые декларации необходимы для расчета и уплаты налогов. В зависимости от страны и типа налогов, их может быть несколько видов, такие как налог на прибыль, НДС и другие.
• Трудовые договоры и кадровые документы: Для компаний, имеющих сотрудников, важно вести учет трудовых договоров и кадровых документов. Эти документы могут включать в себя трудовые книжки, приказы о приеме на работу, трудовые соглашения и другие.

Четкое и системное ведение этих категорий документов обеспечивает точность и надежность бухгалтерской отчетности компании, а также помогает упростить процедуру аудита и сверки с налоговыми органами.

Сроки хранения 

Соблюдение сроков хранения документов — это не менее важный аспект бухгалтерской работы. Сроки хранения могут существенно различаться в зависимости от вида документа и законодательства вашей страны. Вот примерные сроки хранения для некоторых видов документов:

• Приходные и расходные накладные: Обычно хранятся 5-7 лет. Эти документы важны для доказательства операций по закупкам и продажам товаров и услуг.
• Кассовые ордера и чеки: Также обычно хранятся 5-7 лет. Они могут потребоваться для доказательства денежных операций.
• Банковские выписки: Срок хранения обычно составляет 3-5 лет. Эти документы могут пригодиться для сверки финансовых операций.
• Счета и счета-фактуры: Обычно хранятся 5-7 лет. Они важны для учета финансовых обязательств и доказательства расчетов с клиентами и поставщиками.
• Налоговые декларации: Срок хранения может колебаться от 5 до 10 лет. Налоговые декларации должны храниться, чтобы обеспечить возможность проверок со стороны налоговых органов.
• Трудовые договоры и кадровые документы: Обычно хранятся 10 лет после увольнения сотрудника. Эти документы могут пригодиться при разрешении возможных трудовых споров.

Соблюдение сроков хранения важно не только с точки зрения законодательства, но и для обеспечения надежной архивации данных, необходимых для будущих анализов и проверок.

Электронное хранение 

Современные технологии позволяют компаниям перейти от бумажного хранения документов к электронному. Это предоставляет несколько преимуществ:

• Экономия места: Электронные документы не занимают много места на полках или в архивах, что особенно важно для небольших офисов.
• Удобство доступа: Электронные документы можно легко организовать и быстро найти, что упрощает доступ к необходимой информации.
• Безопасность: Правильное программное обеспечение для электронного хранения может обеспечить защиту данных и конфиденциальность.
• Соответствие законодательству: Многие страны признают электронные копии документов как юридически действительные, при условии соблюдения определенных требований.

Для электронного хранения следует выбрать надежное программное обеспечение, обеспечивающее целостность и сохранность данных. Регулярное резервное копирование также важно для защиты от потери информации.

Отчетность и аудит 

Подготовка финансовой отчетности — ключевой этап бухгалтерской работы. Отчетность может быть представлена как внутренним пользователям компании (руководству), так и внешним инвесторам, банкам и налоговым органам. Важно следить за точностью и своевременностью отчетов. Кроме того, для некоторых компаний может потребоваться проведение аудита финансовых отчетов.

Учет затрат на хранение 

Хранение документов может влечь за собой затраты, которые также следует учитывать в бухгалтерии компании. Эти затраты могут включать в себя:

• Аренду складских помещений: Если вы используете физическое хранение бумажных документов.
• Приобретение сейфов и шкафов для хранения: Для обеспечения безопасности документов.
• Оплату услуг архивирования: Если вы выбрали хранение в архивах сторонних организаций.
• Затраты на электронное хранение: Включая стоимость программного обеспечения и оборудования.

Эти затраты следует учитывать в бюджете компании и оценивать их влияние на общую стоимость ведения бизнеса.

Правила утилизации 

Помимо вопросов хранения, важно также учитывать правила утилизации документов, которые больше не подлежат хранению. Утилизация документов требует внимания к следующим аспектам:

• Соблюдение законодательства: Правила утилизации документов могут зависеть от законодательства вашей страны. Некоторые документы могут быть подвергнуты обязательной уничтожению, чтобы обеспечить конфиденциальность информации.
• Методы утилизации: Уничтожение документов может осуществляться различными методами, включая механическое измельчение, сжигание или даже электронное удаление. При этом важно учесть, что некоторые документы могут содержать конфиденциальные данные, и утилизация должна проводиться безопасно и без возможности восстановления информации.
• Документация утилизации: Важно вести учет процедуры утилизации, чтобы иметь документацию о том, какие документы были уничтожены и по каким причинам.

Соблюдение правил утилизации помогает компании избежать потенциальных проблем и рисков, связанных с утратой и утечкой конфиденциальной информации.

Бухгалтерская отчетность — это серьезный и ответственный аспект управления бизнесом. Правильное ведение и хранение документов не только обеспечивает соблюдение законодательства, но и упрощает аудит, защищает от потенциальных рисков и обеспечивает надежное управление финансами компании. Важно подходить к этому вопросу системно и внимательно следить за всеми аспектами бухгалтерской работы, связанными с документами.